1. Контроль выполнения задач:

1.1. Выполнение распоряжений непосредственного руководителя.

1.2. Напоминание непосредственному руководителю о дэдлайнах.

1.3. Донесение до исполнителей, контроль выполнения поставленных задач.

1.4. Расстановка задач по приоритетам.

1.5. Проведение анализа выполнения задач по контрольным точкам.

1.6. Предоставление обратной связи по контролю выполнения поставленных задач.

2. Контроль работы по бизнес-процессам компании:

2.1. Обеспечение достижения сотрудниками плановых показателей путем выявления несоответствий работы по бизнес-процессам, инструкциям, нормативам, установленным в компании.

2.2. Совершенствование системы управления качеством оказываемых услуг, участие в создании стандартов и нормативов качественных показателей, контроль их соблюдения.

2.3. Своевременное уведомление вышестоящего руководства о всех технических неполадках.

2.4. Своевременное уведомление вышестоящего руководства о конфликтных и спорных ситуациях.

3. Работа заместителем (функции второго лица):

3.1. Организация работы сотрудников, взаимодействие с руководителями подразделений.

3.2. Курирование отдельных бизнес-проектов. представительство на деловых мероприятиях и переговорах по указанию руководителя.

3.3. Протоколирование переговоров.

4. Предоставление отчетов:

4.1. Ежедневная проверка сотрудников, фиксация отклонений в отчете.

4.2. Ежедневный анализ телефонных звонков, фиксация отклонений в отчете.

4.3. Отражение фактических данных по планам компании в недельном разрезе.

4.4. Предоставление отчетности по отклонениям “План-Факт” для своевременной коррекции работы сотрудников.

5. Обеспечение и ведение делопроизводства и документооборота:

5.1. Подготовка писем, запросов и прочих документов, отслеживание их прохождения.

5.2. Получение, учет и доведение до исполнителей поручений и ответов на письма, запросы.

5.3. Работа с электронной почтой и мессенджерами.

5.4. Прием/отправка корреспонденции (в т.ч. почтовом отделении), организация почтовых и курьерских рассылок.

5.5. Первичная оценка поступающих документов, информации и доведения до адресатов.

5.6. Прием и распределение телефонных звонков.

5.7. Подготовка, оформление, согласование, учет необходимых документов (отслеживание закрывающих документов)

5.8. Взаимодействие с бухгалтером: передача необходимых сведений, получение от бухгалтера необходимых документов, организация подписания документов и их передачи.

5.9. Организация и ведение архива (восстановление утерянных документов)

5.10. Ведение электронного архива документов.

6. Организация рабочих совещаний:

6.1. Организация проведения пятиминуток, планерок, собраний (рабочих совещаний)

6.2. Техническая подготовка и участие в проводимых рабочих совещаниях

6.3. Ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами, тематикой и задачами совещания.

6.4. протоколирование рабочих совещаний, доведение решений до исполнителей, учет и контроль принятых решений.

7. Административно - хозяйственная деятельность:

7.1. Планирование рабочей недели, дня руководителя / ведение календаря встреч

7.2. Сопровождение в командировакх: покупка билетов, бронирование гостиниц, оформление виз.

7.3. Поддержание порядка в офисе

7.4. Контроль за обеспечением рабочих мест сотрудников расходными материалами в т.ч. бумагой, канцелярскими принадлежностями

7.5. Встреча посетителей, сервировка чая/кофе для руководителя и посетителей, отслеживания наличия чая/кофе/печенья.

Возможность стать Исполнительным Директором в перспективе 2 лет.